Aide de l'Extranet du dépôt légal

 

>> S'inscrire

 


Pour commencer, lisez les conditions générales d'utilisation en cliquant sur le lien en bas de la page et cochez la case « Je reconnais avoir lu le texte des conditions générales d'utilisation et en accepter tous les termes » si ces conditions vous conviennent.

Puis cliquez sur le bouton

 
S'inscrire à ce service
 

Un formulaire d'inscription s'affiche : remplissez-le et validez. Réservez l’usage des majuscules aux initiales et aux sigles.

  Les coordonnées que vous indiquerez sur ce formulaire figureront sur la déclaration de dépôt légal. Elles serviront également à la BnF pour l'envoi des courriers et courriels relatifs au dépôt légal.

 

Après avoir validé votre inscription, la BnF vous adressera par courriel, dans un délai maximal de 72 heures, un identifiant et un mot de passe qui vous permettront de vous connecter.

 

Une fois connecté, vous arrivez sur une page d'accueil et vous pouvez naviguer à partir des différents onglets de la barre de menu :

L'onglet s'affiche dès que la BnF a attribué un ISSN à l'une de vos publications.

Sous les onglets, un fil d'Ariane vous permet de vous repérer au cours de votre navigation.

Sur la page Votre compte vous pouvez :

  • modifier votre mot de passe dans le pavé bleu à droite de la page et l'enregistrer avec le bouton
  • mettre à jour vos coordonnées en cliquant sur le bouton dans le pavé de gauche « Informations déposant »
  • ajouter des contacts
  • attribuer des mots de passe à d'autres utilisateurs sur votre compte, dans le pavé bleu, en bas de page : « Gérer vos comptes secondaires ».

Si vous avez oublié votre identifiant ou votre mot de passe, allez sur la page de connexion et cliquez sur le lien à droite « Si vous avez oublié votre identifiant ou votre mot de passe, cliquez ici ». La BnF vous renverra par courriel votre identifiant et un nouveau mot de passe.

Si vous changez d'adresse ou de courriel, pensez à mettre à jour vos coordonnées dans la page Votre compte afin que les mentions portées sur vos déclarations soient conformes. Si vous ne souhaitez pas que votre adresse personnelle apparaisse dans le Catalogue général de la BnF, cochez la case correspondante.

Sur la page Vos contacts BnF vous pouvez :

  • trouver les coordonnées de vos interlocuteurs à la BnF selon les types de documents à déposer.

Pour toute question ou problème, contactez le dépôt légal de la BnF à l'adresse suivante : depot.legal.editeur@bnf.fr.

 

>> Déclarer

 

Gérer ses préférences

 

Pour faciliter la saisie de vos déclarations, cliquez sur l'onglet et

- modifiez si besoin la fonction « Éditeur » qui est affichée par défaut

- modifiez si besoin le type de document que vous utilisez le plus souvent pour vos déclarations de monographies

- saisissez les données de vos collections/séries, imprimeurs ou façonniers et marques après avoir cliqué sur le bouton .

Vous pourrez à tout instant modifier vos préférences, en ajouter ou en supprimer en utilisant les boutons correspondants.

Vous retrouverez ensuite ces données dans les listes déroulantes du formulaire de déclaration.

 
Les fonctions du déposant :
  • Éditeur (par défaut)
  • Producteur
  • Distributeur
  • Importateur
  • Commanditaire
Les types de documents pour les Monographies :
  • Livre (par défaut)
  • Document cartographique
  • Musique imprimée
  • Document graphique ou photographique
  • Document sonore
  • Document vidéo
  • Document multimédia, logiciel ou base de données
 

Remplir un formulaire de déclaration

 

Pour accéder à un formulaire de déclaration vierge, cliquez sur l'onglet et choisissez entre « Monographie » ou « Périodique ». Un formulaire de déclaration s'affiche selon le modèle demandé.

 

Vous pouvez aussi cliquer sur les liens de la page d’Accueil « Remplir une déclaration de monographie » ou « Remplir une déclaration de périodique » dans l’encadré « Accédez au formulaire ».

 

Remplissez les champs proposés sur le formulaire (évitez de saisir tout en majuscules). Des informations complémentaires s'affichent dans des bulles d'aide quand vous passez la souris sur .

Plusieurs champs sont obligatoires.

 

Vous pouvez à tout moment utiliser le bouton pour sauvegarder les données de votre formulaire de déclaration et les compléter ou modifier ultérieurement.

Si vous quittez votre formulaire sans l'enregistrer, les données ne seront pas sauvegardées.

Vous pouvez supprimer un formulaire au statut « Déclaration en cours » en utilisant le bouton .

 

Vous disposez également d'une fonction pour créer par copie un nouveau formulaire de déclaration pré-rempli à partir d'un formulaire de déclaration déjà enregistré.

 

En savoir plus sur le formulaire « Monographie » en 5 étapes

 

Les champs en gras suivis d'un astérisque sont obligatoires.

 

Commencez par vérifier, en haut à droite du formulaire, la fonction du déposant sélectionnée et modifiez-la si nécessaire.

 

L'étape 1 décrit le document dans sa globalité avec les données essentielles telles que Titre, Collection éditoriale, Date de publication, Tirage et Prix de vente TTC. Sur la ligne Édition, vous pouvez préciser s’il s’agit d’une nouveauté ou d’une réédition, et s’il s’agit d’un document destiné à la jeunesse.

 

L'étape 2 permet de préciser le (ou les) auteur(s) s'il y a lieu.

 

L'étape 3 permet de décrire le (ou les) élément(s) constituant votre document. Le type de document sélectionné détermine les champs à remplir : vous pouvez en sélectionner un autre dans la liste déroulante. Le type de document affiché par défaut peut être modifié dans la page « Vos préférences ».

 

L'étape 4 permet d'autoriser ou de refuser la publication sur le site Nouveautés Éditeurs et de joindre le résumé et les images de couverture (pour en savoir plus, voir les Conditions générales d'utilisation). Elle permet aussi d’ajouter des commentaires concernant votre déclaration.

 

L'étape 5 récapitule les données saisies ; chaque pavé contient un bouton qui vous permet de revenir directement à l'étape correspondante afin de modifier votre saisie.

 

En savoir plus sur le formulaire « Périodique »

 

Pour les périodiques, le formulaire est commun aux déclarations initiales (nouveaux titres) et aux déclarations annuelles. N'oubliez pas de cocher la case correspondante dans la rubrique Type de déclaration : « Nouveau titre » ou « Déclaration annuelle ».

 
 

Les deux types de déclaration de périodique

  • Nouveau titre : il s'agit du premier numéro déposé à la BnF. Il ne sera pas nécessaire de remplir un formulaire pour les numéros suivants, à l'exception de la déclaration annuelle.
  • Déclaration annuelle : cette déclaration doit être faite une fois par an pour récapituler l'ensemble des dépôts de l'année déclarée. Attendez d'avoir envoyé le dernier numéro paru de l'année pour valider le formulaire de déclaration.
 

Précisions sur les champs à saisir

  • Type de déclaration : si vous sélectionnez « Déclaration annuelle », vous devez préciser l'année de dépôt déclarée et le nombre de numéros déposés au cours de cette année-là.
  • ISSN : pour un nouveau titre, il n'y a pas d'ISSN à saisir ; il sera attribué et communiqué par la BnF après la réception du nouveau titre.
 

Valider le formulaire de déclaration

 

Lorsque votre formulaire de déclaration est définitivement au point et que vous vous apprêtez à procéder au dépôt des documents, cliquez sur le bouton . Si certains champs obligatoires sont manquants ou incorrects, vous ne pourrez pas valider votre formulaire de déclaration sans les avoir complétés ou corrigés.

Vous pouvez modifier une déclaration validée tant que le dépôt n'est pas enregistré à la BnF. Cliquez sur le bouton : le formulaire de déclaration s'affiche au statut « Déclaration en cours » et vous pouvez alors modifier les données saisies (ou les images jointes). Puis validez à nouveau votre formulaire de déclaration.

La validation fait apparaître sur le formulaire une première ressource : . En cliquant sur ce bouton, vous accédez à votre déclaration au format PDF.

 

Imprimer la déclaration ou un bordereau de livraison

Vous pouvez choisir entre deux modes d'impression :

- Imprimez votre déclaration au format PDF et joignez-la, en 1 seul exemplaire, à l'envoi de votre dépôt. L'adresse de destination de votre colis s'affiche sur votre déclaration : elle dépend de la fonction du déposant et du type de document.

- Imprimez votre bordereau de livraison à partir de votre liste de déclarations et dépôts : affichez les déclarations au statut "Déclaration validée" en utilisant le filtre de la colonne "Statut" et sélectionnez les déclarations à envoyer en cochant les cases correspondantes dans la colonne de gauche. Cliquez sur l'icône "Générer bordereau" en haut à droite. Imprimez votre bordereau et joignez-le à votre colis. Si votre sélection comprend des documents destinés à des services différents à la BnF, le bordereau est imprimé sur plusieurs pages correspondant aux différentes destinations : joignez chaque bordereau au colis correspondant.

 Il est inutile d’imprimer la déclaration annuelle de périodique.

 

Supprimer un formulaire de déclaration

Vous pouvez avoir besoin de supprimer un formulaire de déclaration s’il fait doublon ou si la publication n’est pas parue.
Si le formulaire est au statut « Déclaration en cours », affichez-le et cliquez sur le bouton « Supprimer ».
Si le formulaire est au statut « Déclaration validée », affichez-le et cliquez sur le bouton « Modifier » pour revenir au statut « Déclaration en cours » et pouvoir le supprimer.

 
 

Que faire en cas d'erreur ?

  • Votre formulaire est au statut « Déclaration en cours » : vous pouvez le modifier ou le supprimer.
  • Votre formulaire est au statut « Déclaration validée » : vous pouvez le modifier, tant que le dépôt n'est pas enregistré à la BnF.
  • Votre dépôt est enregistré à la BnF : vous ne pouvez plus modifier votre déclaration mais vous pouvez nous signaler les erreurs par courriel à l'adresse suivante : depot.legal.editeur@bnf.fr.
 

>> Consulter

 

Suivre ses dépôts

 

Vos déclarations sont disponibles de manière permanente et pérenne à partir de l'onglet . Chaque ligne de la liste correspond à une déclaration.

 

Sur la liste, vous disposez des fonctionnalités suivantes :

- Faire une recherche sur le titre (un ou plusieurs mots du titre, avec ou sans troncature), le numéro EAN ou ISSN (numéro entier ou début du numéro), la date de parution (entre deux dates) et la date de réception (entre deux dates)

- Trier le contenu des colonnes en cliquant sur leur intitulé

- Filtrer la liste des déclarations selon le « Statut » ou la « Destination »
- Lire le commentaire ajouté par la BnF sur une déclaration en passant la souris sur l’icône [c] dans la colonne « Statut »

- Afficher une déclaration en cliquant sur son titre ou sur son numéro (EAN ou ISSN)

- Accéder aux « Ressources disponibles » en cliquant sur les boutons qui s'affichent au fur et à mesure du traitement

- Imprimer la liste des déclarations ou l'exporter dans le format choisi (csv, xls ou pdf).

Lorsque vous affichez un formulaire de déclaration, vous pouvez :

- Consulter les données du dépôt et le commentaire éventuel ajouté par la BnF

- Dupliquer cette déclaration

- Supprimer cette déclaration (si « Déclaration en cours »)

- Modifier cette déclaration (si « Déclaration validée »)

- Accéder aux « Ressources disponibles » en cliquant sur les boutons qui s'affichent au fur et à mesure du traitement.

 

Statut des déclarations

 
Déclaration en cours : la déclaration est en cours de rédaction par vous-même. Elle peut être modifiée à tout moment et même supprimée.
Déclaration validée : après votre validation, les données de la déclaration sont figées. Le bouton « Modifier » vous permet de revenir au statut « Déclaration en cours ». La déclaration au format PDF doit être imprimée et jointe à l'envoi, sauf la déclaration annuelle de périodique.
Dépôt enregistré : le dépôt a été réceptionné par la BnF et enregistré. Le récépissé électronique est disponible.
Dépôt enregistré : la déclaration annuelle de périodique a été enregistrée et le récépissé électronique est disponible. Le traitement par la BnF est terminé.
Dépôt reçu (recueils) : la déclaration du document a été enregistrée et le récépissé électronique est disponible. Le traitement par la BnF est terminé.
Dépôt reçu (périodiques) : la déclaration du document a été enregistrée comme périodique et le récépissé électronique est disponible. Le traitement par la BnF est terminé.
Document catalogué : la notice du document ou du nouveau titre de périodique apparaît dans le Catalogue général de la BnF, complétée selon les normes de catalogage, puis elle est publiée dans la Bibliographie nationale française.
 
Cas particuliers :
Déclaration réorientée : le document a été réorienté vers un autre service de la BnF et le dépôt sera enregistré ultérieurement.
Dépôt réclaméDépôt réclaméDépôt réclaméDépôt réclamé Dépôt réclamé : le document déclaré n’a pas été reçu par la BnF ou le dépôt n’est pas conforme.
Déclaration en suspens : le dépôt n'a pas pu être enregistré pour un motif qui est précisé dans le commentaire BnF du formulaire ; il sera enregistré quand le problème signalé sera résolu. Par exemple, la déclaration annuelle de périodique a été validée avant le dépôt de tous les numéros de l'année déclarée ; elle sera enregistrée par la BnF à réception de tous les numéros.
Déclaration annulée : le formulaire a été annulé par la BnF en cas d'erreur ou de doublon.
Pour ces cas particuliers, un commentaire est ajouté par la BnF dans le formulaire de déclaration ; vous pouvez le consulter.
 

Voir la liste des documents d'une collection / série

 

Dans la page Vos déclarations & dépôts, cliquez sur le nom d'une collection / série : vous obtenez la liste des déclarations de cette collection / série. Pour afficher à nouveau la liste complète, cliquez sur : « (supprimer) », après la mention « Toutes les déclarations de votre collection / série » affichée au-dessus de la liste.

 

Recevoir ses informations personnalisées par courriel

 

Des alertes HTML vous sont envoyées par courriel dans les cas suivants :

- mise à disposition du récépissé électronique d'une déclaration de monographie ou de périodique ;

- mise à disposition de la circulaire électronique d'attribution d'un ISSN à un nouveau titre de périodique ou à une nouvelle collection.

Ces courriels sont envoyés à l'adresse du responsable du compte pour l'ensemble des utilisateurs d'un même déposant. Ils comportent des liens vers l'Extranet du dépôt légal.

Si vous ne voulez plus recevoir ce type d'alerte, vous pouvez modifier cette option en cliquant sur le lien contenu en bas du message. Vous pouvez aussi cliquer sur l'onglet puis sur l'un des deux boutons . La page « Déposant et responsable du compte » s'affiche : cochez alors la (les) case(s) souhaitée(s). Cette action est réversible à tout moment.

 

Consulter ses récépissés de dépôt légal

 

Vos récépissés sont disponibles dès que la BnF a enregistré vos dépôts.

- Une alerte HTML vous est envoyée par courriel pour chaque récépissé, sauf si vous avez modifié l'option dans la page Votre compte.

- Vos sont accessibles de façon permanente sur la page Vos déclarations & dépôts et sur chaque déclaration enregistrée.

- Le récépissé le plus récent s'affiche également sur la page Accueil dans le pavé « Vos déclarations et dépôts ».

 

Consulter ses nouveaux ISSN

 

Vos ISSN sont attribués par la BnF au moment du catalogage de vos nouveaux titres de périodiques et de collections.

- Une alerte HTML vous est envoyée par courriel pour chaque circulaire ISSN, sauf si vous avez modifié l'option dans la page Votre compte.

- Vos sont accessibles de façon permanente sur la page Vos ISSN et sur chaque déclaration de nouveau titre de périodique catalogué.

- Vous pouvez ajouter l'ISSN de votre nouvelle collection dans la page Vos préférences.

Qu'est-ce que l'ISSN ?
 

L'ISSN (International Standard Serial Number = numéro international normalisé des publications en série) est un code unique qui identifie chaque publication en série (revue, magazine, collection, etc.), quel que soit le support de publication (imprimé, document audiovisuel et ressource en ligne).

Les publications attributaires de l'ISSN sont :

  • les publications périodiques : journaux, magazines, bulletins, revues, lettres d'information, publications annuelles (annuaires, répertoires, mémoires, etc.) ;
  • les collections de monographies ;
  • les publications à feuillets mobiles à mise à jour.
 

L'ISSN est attribué gratuitement et sans formalité à réception du premier numéro ou volume reçu par dépôt légal à la Bibliothèque nationale de France, sous la responsabilité du Centre ISSN France.

L'attribution d'un ISSN n'est pas systématique : certaines catégories de publications n'entrent pas dans le champ d'application de l'ISSN (voir la liste sur le site www.bnf.fr).

L'ISSN, qui peut être intégré dans un code à barres, est un outil de communication utile et économique entre éditeurs et diffuseurs. Il facilite la recherche dans les catalogues et permet de se référer précisément à une publication en série. Il n'a pas de lien direct avec le numéro d'inscription à la Commission paritaire des publications et agences de presse (CPPAP) et il ne confère aucune protection du titre ou du contenu de la publication.

 

Qu'est-ce que l'ISBN ?

 

L'ISBN (International Standard Book Number = numéro international normalisé des livres) est un code qui permet d'identifier une monographie de manière unique.

L'ISBN est attribué par l'AFNIL (Agence francophone pour la numérotation internationale du livre) aux éditeurs de livres qui en font la demande.

Cas particulier : l'ISBN est attribué par la Bibliothèque nationale de France aux publications officielles des administrations centrales et des services déconcentrés de l'Etat.

 

ISSN et ISBN peuvent coexister dans les cas des collections, des publications à feuillets mobiles et des publications annuelles.

 

Qu'est-ce que l'ISMN ?

 

L'ISMN (International Standard Music Number = numéro international normalisé de la musique) identifie de manière univoque les publications de musique imprimée.

Ce numéro est actualisé dans la norme ISO 10957-2009 disponible auprès des instituts nationaux membres de l'ISO (l'AFNOR en France).

La responsabilité de l'attribution de ce numéro incombe à la SEAM (Société des éditeurs et auteurs de musique).

 

>> Dysfonctionnements liés au navigateur

 

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- Cliquer sur les deux touches du clavier : CTRL et F5

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  • Sur Firefox :
    • cliquer sur le bouton «Firefox» puis sélectionner «Options»
    • aller sur l'onglet «Avancé» puis dans le sous-onglet «Réseau»
    • cliquer sur le bouton «Vider le cache maintenant»

Vérifier que le javascript est activé (pour la procédure, selon les navigateurs, voir l'Aide technique)

Voir aussi l'Aide technique pour d'autres informations.
L'Aide technique est accessible en bas de toutes les pages de votre compte Extranet.